Créditos de PIS e Cofins: CARF sistematiza critérios para comprovar o enquadramento como insumo
A discussão sobre o conceito de insumo para fins de créditos de PIS e Cofins ganhou novos contornos no Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (CARF). Desde o julgamento do Tema 779 pelo Superior Tribunal de Justiça (STJ), consolidou-se o entendimento de que o conceito deve ser analisado a partir dos critérios de essencialidade ou relevância do bem ou serviço para a atividade econômica desenvolvida pela empresa. O desafio, porém, permanece na aplicação prática: como demonstrar que determinada despesa é efetivamente essencial ou relevante? Decisões recentes do CARF ajudam a estruturar essa análise, entre elas o Acórdão nº 3301-015.165, julgado em abril de 2026, cuja principal contribuição está na metodologia utilizada para avaliar o direito ao crédito.
Da essencialidade à comprovação prática
A jurisprudência recente permite organizar essa avaliação em cinco etapas:
| Etapa | Análise |
|---|---|
| 1. Mapear a operação | Identificar em qual etapa do processo produtivo ou da prestação do serviço o gasto está inserido. |
| 2. Aplicar o teste de subtração | Avaliar o impacto da retirada daquele bem ou serviço sobre a atividade. |
| 3. Verificar exigências normativas | Identificar obrigações legais, regulatórias ou técnicas relacionadas ao gasto. |
| 4. Construir a prova | Demonstrar documentalmente a função desempenhada pelo item na operação. |
| 5. Verificar vedações legais | Confirmar se existe alguma restrição específica ao aproveitamento do crédito. |
Nesse contexto, o chamado teste de subtração ocupa papel relevante: o que aconteceria com a operação se aquele bem ou serviço fosse retirado? Se sua ausência impedir a atividade ou comprometer significativamente sua execução, qualidade, conformidade ou resultado econômico, pode existir um importante indicativo de essencialidade ou relevância. Ainda assim, o enquadramento não deve permanecer apenas no campo argumentativo, pois a demonstração documental da função exercida pelo gasto passa a ser parte essencial da análise.
A documentação como elemento central
A nota fiscal comprova que determinada aquisição ocorreu, mas não necessariamente demonstra qual função aquele gasto desempenha dentro da atividade da empresa. Por isso, outros elementos, como fluxogramas, relatórios operacionais, ordens de serviço, laudos, pareceres técnicos, documentos de engenharia ou normas aplicáveis, podem ser necessários para construir a prova do crédito. Essa abordagem também evidencia a limitação de análises baseadas exclusivamente em contas contábeis: classificações como “manutenção”, “serviços técnicos”, “limpeza”, “logística” ou “material de consumo” não permitem, isoladamente, concluir pela existência ou inexistência do direito, pois uma mesma despesa pode ser essencial em determinada atividade e meramente administrativa em outra.
A tendência observada nesses julgamentos aproxima, portanto, a análise tributária da própria operação empresarial. Revisões de créditos de PIS e Cofins não deveriam partir apenas de listas predefinidas de despesas que “geram” ou “não geram” crédito, mas da construção de uma trilha lógica:
documento fiscal → etapa da operação → função desempenhada → essencialidade ou relevância → fundamento jurídico → crédito
O Acórdão nº 3301-015.165 não representa uma autorização genérica para aproveitamento dos mesmos créditos por outros contribuintes. Sua contribuição está em reforçar que a análise deve ser individualizada, conectada à operação e sustentada por documentação. Mais do que perguntar se determinada despesa pode ser considerada insumo, a empresa precisa demonstrar, de forma objetiva, por que aquele gasto é essencial ou relevante para sua atividade. A qualidade dessa comprovação pode ser determinante para a sustentação dos créditos de PIS e Cofins.
